Związek Pracodawców Business & Science Poland działający w Brukseli poszukuje kandydata na stanowisko:

Office Manager

Miejsce pracy: Bruksela

Na zgłoszenia (CV i list motywacyjny) czekamy do 10 stycznia, ale oferty będziemy rozpatrywać w kolejności ich spływania.

Zakres obowiązków

Na tym stanowisku będziesz:

·       prowadzić listę gości oraz obsługiwać recepcję, w tym podczas eventów z udziałem członków BSP, partnerów oraz kontrahentów.

·       obsługiwać korespondencję przychodzącą i wychodząca, w tym pocztę elektroniczną, oraz wspierać zespół obsługi administracyjnej w zakresie obiegu dokumentów.

·       prowadzić bieżącą dokumentację biurową, w tym formularze, protokoły, zlecenia oraz umowy.

·       sprawować kontrolę dostępu do biura.

·       utrzymywać należyty stan biura, organizować niezbędne naprawy oraz nadzorować pracę urządzeń biurowych przy wsparciu IT.

·       organizować kalendarz Managementu.

·       współpracować z administratorem budynku, ochroną oraz dostawcami usług sprzątania, cateringu, itp. (ustalanie dyżurów).

·       pomagać w przygotowaniu sali konferencyjnej, dokumentów, list obecności oraz pomagać w ustawieniu sali zgodnie z wymaganiami.

·       na bieżąco dbać o zaopatrywanie biura w niezbędne artykuły (np. artykuły papiernicze, spożywcze, sprzęt biurowy, elektronikę) oraz prowadzenie postępowań ofertowych zgodnie z regulacjami.

·       przeprowadzać okresowe inwentaryzacje zasobów biurowych i spożywczych oraz bieżące utrzymanie sprzętów kuchennych (czyszczenie ekspresu, opróżnianie zmywarki) oraz uzupełnianie pojemników.

·       koordynować terminy spotkań oraz rezerwacji sal konferencyjnych/sal VIP.

Kwalifikacje:

·       Odpowiedni staż lub doświadczenie zawodowe.

·       Wymagana jest biegła znajomość języka angielskiego; znajomość języka francuskiego będzie dodatkowym atutem.

·       Myślenie analityczne oraz zdolność do zarządzania wieloma procesami jednocześnie.

·       Umiejętność komunikacji werbalnej i pisemnej, wysoka kultura pracy i organizacja, dbałość o jakość i szczegóły i proaktywna postawa.

Co oferujemy:

·      Umowę o pracę.

·      Możliwości rozwoju zawodowego i kontaktów w ciekawym i dynamicznym środowisku pracy.

·      Wpływ na działania UE, w tym możliwość współdziałania z Polska Prezydencja UE.  

·      Dostęp do niezbędnych narzędzi pracy i zasobów, w tym atrakcyjne miejsce pracy w biurze BSP przy Rue Belliard 40 w Brukseli.

CV i list motywacyjny prosimy przesyłać na adres: biuro@zpbsp.com

Dziękujemy za wszystkie aplikacje. Skontaktujemy się z wybranymi kandydatami w celu dalszego etapu rekrutacji.
‍

O BSP:

Związek Pracodawców Business & Science Poland wspiera interesy gospodarcze polskiego biznesu w środowisku unijnym. To wielosektorowa platforma współpracy największych podmiotów polskiej gospodarki i partner w dialogu z przedstawicielami Komisji Europejskiej, Parlamentu Europejskiego, rządu RP, Stałego Przedstawicielstwa RP przy UE, think-tanków, partnerów biznesowych i organizacji międzynarodowych.

‍